Copilot von Microsoft 365: alles was Du wissen musst

14 min readFeb 22, 2024

Microsoft 365 CoPilot, was muss ich wissen? Hier eine eigene Darstellung in einer PC Anwendung — erstellt von Roger Basler de Roca

Ich nutze nun den Copilot von Microsoft seit dem 16. Januar regelmässig. Noch ist mein Fazit verhaltend, zum Beispiel funktioniert Excel nur auf Englisch wirklich gut, Powerpoint Copilot hat keine Chance gegen Tools wie Gamma.App, aber in Outlook und Word ist es schon sehr hilfreich.

Und natürlich ist der allgemeine Helfer unter Copilot.Microsoft.com mit der Suche und dem Microsoft Designer eine Arbeitserleichterung. Inwiefern es sich dann aber in Applikationen wie Teams und Viva und OneNote im Team durchsetzen wird, wird sich zeigen — zumindest wenn es um PowerAutomate.microsoft.com geht, ist das Produktivitäts Potential enorm. Aber der Reihe nach.

Dieser Artikel soll Dir helfen, dich umfassen zu informieren und zu entscheiden, ob sich ein Einsatz von Copilot für dich lohnt (Stand Februar 2024).

Ich spreche über:

die Grundlagen
die Kosten der Lizenzen
das Framework
Die einzelnen Applikationen von Browser Lösung, Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Teams
Die grösste Chance von Power Automate
Datenschutz
Weitere wichtige Ressourcen

Das Wichtigste in Kürze zum Microsoft 365 Copilot

Um Microsoft 365 Copilot in deinem Unternehmen nutzen zu können, brauchst du zunächst eine Basislizenz von Microsoft 365 (M365).

Dazu kommt dann die gesonderte Copilot-Lizenz, die pro Benutzer:In und Monat CHF 22 (privat) bzw CHF 30 (Unternehmen) kostet.

Es ist ausserdem wichtig, dass du und deine Mitarbeitenden vorab schulst und deine Datenschutz Struktur und die Verwendung von Daten und Dokumenten entsprechend anpasst.

Denn vergiss nicht: Copilot ist hier, um zu helfen, nicht um Menschen zu ersetzen. Es ist also wichtig, dass alle im Team wissen, wie sie mit dieser neuen Technologie umgehen sollen.

Deine Daten sollten ausserdem schon in der Microsoft 365-Cloud sein, zum Beispiel auf SharePoint, damit Copilot sie leichter verarbeiten kann.

Und mein Tipp: Denken ist krasser als ChatGPT — Verlass dich nicht blind auf egal welche KI. Es ist immer gut, die Ergebnisse, die M365 Copilot liefert, zu überprüfen.

Alle wichtigen Links sind übrigens ganz unten im Artikel und wenn Du Fragen hast, wende dich vertrauensvoll an mich oder meinen geschätzten Freund Pascal Brunner und seinen CoPilot Newsletter.

Was bringt der Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot bietet eine breite Palette an Tools und Support für die Erweiterung seiner Funktionen in Teams und anderen Umgebungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Microsoft 365 für die Erweiterung von Copilot, Teams und anderen Umgebungen bereitstellt:

Benutzerdefinierte Plug-Ins und Connectors: Entwickler können Microsoft 365 Copilot durch benutzerdefinierte Plug-Ins und Connectors erweitern, um externe Daten und spezielle Fähigkeiten zu integrieren.
Microsoft 365- und Copilot-Programm für Partner Center: Für unabhängige Softwarehersteller (ISVs) wird das Microsoft 365- und Copilot-Programm im Microsoft Partner Center entwickelt, um die Veröffentlichung von Microsoft 365-Apps, -Diensten und Copilot-Erweiterbarkeitslösungen zu unterstützen.
Microsoft Admin Center: Für Branchenentwickler und IT-Administratoren dient das Microsoft Admin Center als zentrale Anlaufstelle, um benutzerdefinierte Plug-Ins hochzuladen und sowohl benutzerdefinierte als auch im Store erworbene Microsoft 365- und Copilot-Erweiterbarkeitslösungen zu verwalten.
Copilot in Teams Meetings: Copilot in Teams Meetings bietet Echtzeitunterstützung, indem es wichtige Diskussionspunkte zusammenfasst, Vorschläge für Aktionspunkte macht und in Echtzeit während eines Meetings auf offene Fragen hinweist.
Copilot in Teams Chat: Copilot in Teams Chat hilft, die Hauptpunkte, Aktionspunkte und Entscheidungen in Chats schnell zu überprüfen, ohne lange Threads durchscrollen zu müssen.
Microsoft Copilot für Microsoft 365-Erweiterbarkeitsbeispiele: Es gibt Beispiele für Teams-Nachrichtenerweiterungen und Microsoft Graph-Connectors, die Copilot für Microsoft 365 erweitern.
Plug-Ins sind Apps für Microsoft 365: Dieser Artikel stellt Microsoft 365-Entwicklerressourcen für die Plug-In- und App-Erstellung vor und bietet bewährte Methoden für das Entwerfen von Plug-Ins, die in Microsoft 365-Umgebungen funktionieren.
Datenschutz und Sicherheit: Microsoft Copilot für Microsoft 365 ist in Microsoft 365 integriert und hält alle bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Complianceverpflichtungen gegenüber kommerziellen Microsoft 365-Kunden ein und schützt diese auch massgeblich gemäss Ihrem Copyright Commitment.

Der Copilot von Microsoft 365 bietet innerhalb der Microsoft Cloud und deren Diensten eine umfassende Unterstützung für die Erweiterung von Entwicklerressourcen, Anwendungen und ein robustes Sicherheits- und Datenschutzframework.

Diese Tools und Ressourcen ermöglichen es Unternehmen und Entwicklern, Copilot an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und die Produktivität und Effizienz in ihren Teams und anderen Umgebungen zu steigern.

Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/extensibility/ecosystem

Das Copilot-System verwendet Daten aus einem Plug-In in zwei Phasen: (1) Abgleichen der Benutzeraufforderung mit den relevantesten Skills und Parametern und (2) Bestimmen, welche Ergebnisse des Plug-Ins die beste Antwort auf die Aufforderung des Benutzers sind. Die erste Stufe entspricht den Schritten 1 bis 4 im Datenflussdiagramm; die zweite Phase ist Teil von Schritt 6 des Diagramms.

Die Kosten und Lizenzen

Die Kosten für Microsoft 365 Copilot variieren je nach Lizenztyp und Nutzungsplan. Für Geschäftskunden, die bereits Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 oder E5 Lizenzen besitzen, beträgt der Preis für Microsoft 365 Copilot CHF / EUR / USD 30 (je nach Währung variierend) pro Nutzer:In und Monat.

Diese Kosten kommen zusätzlich zu den bestehenden Abonnementgebühren für Microsoft 365 hinzu. Es gibt auch eine Pro-Version für EUR / CHF / USD 20 US-Dollar pro Monat und Nutzer:In (je nach Währung variierend), die für individuelle Nutzer gedacht ist und Zugang zu erweiterten Funktionen von Copilot bietet, zusätzlich zu den Kosten für eine Microsoft 365 Family oder Personal Lizenz.

Für Bildungskunden, die eine Lizenz für Microsoft 365 A3 oder A5 besitzen, ist ebenfalls eine spezielle Version von Copilot für Microsoft 365 Education verfügbar.

Alle Pläne und Kosten findest Du hier: Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/copilot-for-microsoft-365

Ein Leitfaden zur Vorbereitung von Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot ist wie erwähnt ein Zusatzprodukt innerhalb des M365-Ökosystems, bietet hierzu vielfältige Möglichkeiten. Um Copilot jedoch effizient einzusetzen, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung.

Datenmigration und Integration: Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Daten in das M365 Universum zu migrieren. Copilot kann nur auf Inhalte zugreifen, die innerhalb dieser Cloud gespeichert sind. Dies kann die Migration von Inhalten von Netzlaufwerken oder die Anbindung von Drittsystemen umfassen. Diese Phase ist grundlegend, um eine nahtlose Funktionalität von Copilot zu gewährleisten.

Verantwortlichkeiten definieren: Eine klare Zuschreibung von Verantwortlichkeiten ist für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Copilot unerlässlich. Die Einrichtung eines Competence Centers oder die Benennung einer dedizierten Rolle (ich nenne das ja KI-Botschafter:Innen) kann dabei helfen, die Implementierung zu steuern und als zentraler Ansprechpartner für Nutzer:Innen zu fungieren. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens, sondern gewährleistet auch eine effiziente Problembehebung und Weiterentwicklung des Einsatzes von Copilot.

Eine gründliche Vorbereitung bildet das Fundament für einen erfolgreichen Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Durch die sorgfältige Datenmigration und klare Definition von Verantwortlichkeiten wird eine optimale Basis geschaffen, um die vielfältigen Funktionen von Copilot M365 voll auszuschöpfen und die Produktivität innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes zu steigern.

Nach der sorgfältigen Vorbereitung und Aktivierung von Microsoft 365 Copilot ist es entscheidend, dessen Potenzial in den verschiedenen Tools des M365-Ökosystems effektiv zu nutzen und dabei den Datenschutz stets im Blick zu behalten.

Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/copilot-for-microsoft-365

Einsatz und Datenschutz

Datenschutz beachten: Ein wesentlicher Aspekt beim Einsatz von Copilot ist der Datenschutz. Copilot kann auf eine Vielzahl von Daten zugreifen, daher ist es von grösster Wichtigkeit, den Datenschutz und die Zugriffsberechtigungen sorgfältig zu prüfen und zu konfigurieren. Eine transparente Kommunikation und Einhaltung der Datenschutzrichtlinien schützt nicht nur sensible Informationen, sondern stärkt auch das Vertrauen der Nutzer:Innen in das Tool.

Einsatz in verschiedenen Tools: Copilot integriert sich nahtlos in die Microsoft Viva-Suite und die Power Platform, um Schulungen, Zielverfolgung und Automatisierungen zu vereinfachen. Diese Integrationen erweitern die Möglichkeiten der Nutzer:Innen, ihre Effizienz in verschiedenen Aspekten der Arbeit zu steigern, von der persönlichen Weiterbildung bis hin zur Entwicklung innovativer Lösungen.

Der effektive Einsatz von Microsoft 365 Copilot in Kombination mit einer umsichtigen Schulung und der Berücksichtigung des Datenschutzes kann signifikant zur Produktivitätssteigerung beitragen.

Praktische Nutzung: Die Integration in Office-Apps wie Word, Outlook, Excel und Teams ermöglicht es Nutzer:Innen, von verbesserten Funktionen für eine gesteigerte Produktivität zu profitieren. Darüber hinaus können durch die Teilnahme an Schulungen und Webinaren, die von Microsoft angeboten werden, tiefergehende Kenntnisse über Copilot erlangt und dessen Potenzial voll ausgeschöpft werden.

Erste Schritte und Schulung für Microsoft 365 Copilot

Diese Schulungen findest Du hier — und ich erkläre dir gleich ein paar Funktionen.

Copilot im Browser nutzen (Chat, Bilder, Suche)

Achtung Verwirrung: es gibt eine Website mit der Du Suchen / Chatten und Bilder erstellen kannst unter der Domain https://copilot.microsoft.com/ und dann gibt es die Funktion von Copilot innerhalb von Microsoft 365.

Der Microsoft Copilot (online) ist ein KI-gestützter Assistent, der als täglicher Begleiter für Nutzer konzipiert ist. Um Microsoft Copilot vollumfänglich zu nutzen, müssen sich Benutzer:Innen mit einem Microsoft-Konto anmelden. Der Dienst wird derzeit in den Browsern Microsoft Edge, Firefox oder Chrome unterstützt und ist für Windows- und Mac OS-Betriebssystemen verfügbar.

Microsoft 365 Copilot — die wichtigsten Funktionen in Kürze

Hier sind einige einfache Beispiele, wie du Microsoft 365 Copilot in verschiedenen Apps nutzen kannst:

In Teams:

Du kannst Copilot bitten, Chats für dich zusammenzufassen. Stell dir vor, du hast eine Menge Chats verpasst und möchtest schnell auf den neuesten Stand kommen. Copilot kann bis zu 30 Tage Chatverlauf für dich durchgehen und die wichtigsten Punkte herausfiltern.
In Besprechungen kann Copilot das, was gerade gesprochen wird, live mitschreiben und sogar Fragen dazu beantworten. Praktisch, wenn du etwas verpasst hast oder eine schnelle Info brauchst.

In Outlook:

Copilot hilft dir, deine E-Mails besser zu schreiben. Es gibt dir Tipps, wie du klarer und freundlicher klingen kannst.
Es kann auch deine E-Mail-Konversationen für dich zusammenfassen, damit du schnell weisst, worum es geht, ohne alles lesen zu müssen.
Aber Achtung: Copilot gibt’s nur in der neuesten Outlook-Version. Du kannst sie einfach ausprobieren, indem du auf “Testen Sie das neue Outlook” klickst.

In Word:

Brauchst du Hilfe beim Schreiben? Copilot kann Texte für dich verfassen, und das sogar mit Formatierungen, falls du das möchtest. Egal ob es um einen neuen Text geht oder du an einem bestehenden Dokument arbeitest.

In PowerPoint:

Stell dir vor, du musst eine Präsentation machen, aber dir fehlen die Ideen. Mit Copilot kannst du einfach sagen, worum es gehen soll, und es hilft dir, die Präsentation zu erstellen. Du kannst sogar eigene Bilder einfügen lassen, dank der Zusammenarbeit mit DALL-E von OpenAI. Aber es ist nicht wirklich sooo gut, derzeit.

In OneNote:

Copilot kann dein digitaler Assistent für Notizen sein. Es hilft dir, Pläne zu machen, Ideen zu sammeln, Listen zu erstellen und alles Mögliche zu organisieren. Wenn du mehr über OneNote lernen möchtest, gibt es viele Tipps und Tricks, die dir helfen können.
Geht aber nur in der PRO Lizenz!

Mit diesen Werkzeugen kann Copilot dir den Arbeitsalltag erleichtern, indem es Routineaufgaben übernimmt oder dich kreativ unterstützt.

Microsoft 365 Copilot in Word

Wie schön es doch wäre, wenn wir unsere Dokumente basierend auf unseren Sharepoint Daten erstellen lassen könnten. Oder einfache Konzepte zusammenfassen, umschreiben und neu erarbeiten können, wenn wir die Grunddatn haben. Nun gut, die Basis funktioniert schon ganz gut, die Formatierung kann noch besser werden — und auch hier gilt: Plausibilität immer doppelt prüfen.

Alle Screenshots von Copilot von Roger Basler de Roca — eigene Darstellung

Und hier das Resultat:

Du kannst den Text noch erweitern, kürzen lassen, umschreiben oder darauf aufbauen. Ich finde, sehr solide, wie ChatGPT halt, aber auf deinen Daten und in deiner Cloud.

Denke daran: KI kennt kein Urheberrecht, Du hast aber alle Nutzungsrechte und IP Rechte gemäss Microsoft.

Microsoft hat zugesichert, Kunden gegen Urheberrechtsverletzungen durch KI zu versichern. Dieses Copilot Copyright Commitment soll Kunden absichern, die generierte Inhalte von KI-Systemen wie Copilot nutzen. Im Falle einer Klage wegen Urheberrechtsverletzung übernimmt Microsoft die Verantwortung für mögliche rechtliche Konsequenzen, sofern der Kunde die integrierten Content Guard und Content Filter verwendet.

Microsoft 365 Copilot in Excel

Für mich das derzeit wertvollste Tool in Copilot ist allerdings der Excel Copilot. Nur leider leider ist dieser (Stand Februar 2024) nur auf Englisch verfügbar — wir versuchen es trotzdem (Das Englisch bezieht sich auf das Interface und das LABEL der Daten leider…)

Aber die Demo Daten lassen sich wunderbar analysieren — dabei ist wichtig zu sagen, ich kann analysieren, die Tabellen verändern aber auch HILFE Fragen stellen.

Und das habe ich dann auch gemacht. Hier zwei Bilder, die Ausgangslage und dann das Resultat — und schon diese Tatsache dass Copilot hier gleich die Anpassungen macht, ist schon enorm hilfreich.

Und hier das Resultat:

Aber Achtung, auch hier gilt: DENKEN ist krasser als ChatGPT oder in diesem Falle Copilot. Also immer überprüfen.

Microsoft 365 Copilot in Powerpoint

Für mich die derzeit grösste Enttäuschung — denn wer zB Gamma.App kennt, der oder die weiss, was alles möglich ist (Bei Fragen, frag mich und ich zeigs Dir)

Hier das Interface und das Resultat — mehr muss man wohl nicht sagen. Und ja ich liebe Dinos.

schöner T-Rex — aber nicht so gefährlich

Wie gesagt, Microsoft 365, das geht besser.

Microsoft 365 Copilot in Outlook

Emails vorschreiben lassen oder auch zusammenfassen ? Ja das geht: entweder als direkter Entwurf, oder du wirst gecoacht. Schauen wir mal den Entwurf an

Und schauen wir mal was es hieraus macht. Der erste Entwurf ist eher kurz, aber ich kann es noch anpassen lassen. Und das mache ich auch, indem ich unten beim Eingabefeld noch etwas ergänze:

Hier also das Ergebnis, nachdem ich Copilot um Anpassung gebeten habe: klappt also wunderbar.

Natürlich kann ich es auch nutzen, um direkt zu antworten:

Und auch das klappt ganz gut — ABER, die beste Funktion kommt erst: ZUSAMMENFASSUNG von Emails!

Denn wenn eine lange Email kommt, wer kennt es nicht, dann hilft diese Funktion hier enorm. Und die Zusammenfassung ist dann schon ein absoluter Mehrwert.

Microsoft 365 Copilot in OneNote

Copilot kann Texte, Seiten und Abschnitte von OneNote Notizen zusammenfassen und in einem gemeinsam nutzbaren Format bereitstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Nutzer schnell die Kernpunkte ihrer Notizen erfassen oder teilen möchten.

Aus den Notizen können umsetzbare Aufgabenlisten generiert werden. Dies hilft, aus den gesammelten Informationen konkrete Schritte abzuleiten und diese zu organisieren.

Screenshot von https://support.microsoft.com/de-de/copilot-onenote

Nutzer:Innen können direkt mit Copilot chatten, um Antworten auf individuelle Fragen zu erhalten und Prompts zu nutzen, um spezifische Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise kann Copilot Ideen für eine Social-Media-Kampagne liefern oder fehlende Informationen in einer Übersicht über Leistungskennzahlen identifizieren.

Zugriff auf Zusammenfassung und Umschreibung aber nur von OneNote Notizen

Zusammenfassungen können auch über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste für eine Auswahl, eine Seite oder einen Abschnitt aufgerufen werden.

Copilot kann auch beim Umschreiben von Inhalten in einem anderen Ton oder Stil helfen und neue Notizen, Seiten und Abschnitte erstellen.

Es ist jedoch zu beachten, dass Copilot derzeit nur Informationen aus OneNote abruft und keine Verbindung zu anderen Microsoft 365 Apps oder Daten herstellt und Copilot ist derzeit auf maximal etwa 18.000 bis 20.000 Wörter beschränkt, die es für eine einzelne Abfrage verarbeiten kann.

Microsoft 365 Copilot in Teams

Leider ist zum Stand heute mein Copilot in Teams nicht verfügbar (nur Copilot Pro Stand Februar 2024, darum hier ein Text von der offiziellen Microsoft Quelle was alles möglich (sein wird).

Zusammenfassung von Copilot in Microsoft Teams

Copilot in Teams ist besonders nützlich, um ohne langes Durchsuchen von Nachrichtenverläufen schnell auf den neuesten Stand zu kommen. Copilot bezieht Informationen aus dem Nachrichtenthread, in dem es geöffnet wird, und berücksichtigt dabei einen Verlauf von 30 Tagen.

Es kann jedoch nicht auf Bilder, Loop-Komponenten oder Dateien zugreifen, die im Chatthread geteilt wurden.

Um Copilot in einem Teams-Chat zu verwenden, wählt man auf der linken Seite von Teams einen spezifischen Chat aus der Liste aus. In der oberen rechten Ecke des Chats kann man dann Copilot öffnen. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie z.B. die Highlights des vergangenen Tages, der letzten 7 oder 30 Tage, Entscheidungen, offene Punkte und vieles mehr. Nutzer:Innen können auch spezifische Prompts eingeben, um bestimmte Informationen anzufordern.

In Teams-Kanälen funktioniert Copilot ähnlich. Man wählt einen spezifischen Kanal innerhalb eines Teams aus und kann dann im Kanaldiskussionsbereich Copilot öffnen, um aus verschiedenen Optionen zu wählen oder spezifische Prompts einzugeben

Wie eingangs gesagt: Copilot in Microsoft Teams ist für Kunden mit einer Copilot für Microsoft 365- oder Copilot Pro-Lizenz verfügbar.

Mehr Infos gibts hier: https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-copilot-in-microsoft-teams-chats-und-kan%C3%A4len-cccccca2-9dc8-49a9-ab76-b1a8ee21486c

Das grösste Potential liegt beim Power Automate Copilot

Die neuen KI- und Copilot-Erfahrungen in der Power Platform umfassen eine Reihe von Funktionen, die die Entwicklung von Low-Code-Anwendungen durch die Integration von KI-gestützten Assistenten, genannt Copilots, revolutionieren.

Quelle: https://www.microsoft.com/de-DE/power-platform/products/power-automate

Diese “low code” bzw Spracheingabe Funktionen ermöglichen es Benutzer:Innen, Anwendungen durch einfache natürlichsprachliche Beschreibungen (also Du chattest mit dem Bot und der erstellt dann den Workflow).

Du kannst Abläufe automatisieren, Datenanalysen mit dem AI Builder automatisch durchzuführen, zB. Daten aus Excel beim Erstellen von Apps zu übertragen, bestehende Apps anzupassen und Copilot mit Power Pages zu verwenden. Zudem können GPT-basierte Bots auf Websites hinzugefügt werden, um die Interaktion mit Benutzern zu verbessern.

Einige der Schlüsselmerkmale umfassen:

Erstellung von Low-Code-Anwendungen: Mit dem Copilot in Power Apps können Entwickler ihre Geschäftsanwendungen durch intuitive natürliche Sprachkonversationen mit dem Copilot erstellen. Benutzer können einfach beschreiben, was sie benötigen, und Power Apps generiert sofort die Anwendung
Integration von AI-empowered Power Virtual Agents: Entwickler können schnell und einfach einen AI-gestützten Power Virtual Agents-Bot zu ihren Anwendungen hinzufügen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration von fortschrittlichen Chatbots, die den Benutzern Unterstützung bieten
Supercharging Insights mit Copilot Control: App-Entwickler können ihren Benutzern die Möglichkeit geben, intelligente Einblicke in die Daten ihrer Apps durch eine konversationelle Schnittstelle zu erhalten. Benutzer können natürliche Sprache verwenden, um Abfragen zu erstellen und ihre Analyse zu verfeinern, alles mit der Hilfe eines in die laufende App integrierten KI-Assistenten

Alle diese Funktionen sind derzeit vereinzelt auch für uns im DACH Raum und in deutscher Sprache verfügbar (Stand Februar 2024) aber bessere Ergebnisse gibt es oft auf Englisch (in eigenen Tests). Ich denke aber, all diese Neuerungen markieren den Beginn einer neuen Ära der AI-generierten Low-Code-App-Entwicklung innerhalb der Microsoft Power Platform.

Sie zielen darauf ab, die Art und Weise, wie wir mit Software interagieren und diese entwickeln, grundlegend zu verändern, indem sie die Entwicklungsgeschwindigkeit erhöhen und gleichzeitig die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Mehr Informationen dazu gibt es unter anderem in diesen Quellen unten.